Az Adózóna olvasója a következő kérdést tett fel: "Ha egy
cégnél a dolgozók a havi munkaidő-nyilvántartásukat e-mailben
kapják, kötelező-e a munkaidő-nyilvántartást aláírva
visszagyűjteni és eltenni? Elegendő-e, ha a kiküldést
bizonyítani tudja a munkáltató? Milyen feltételekkel és hogyan
oldható ez meg a legkevesebb adminisztrációval?"
Dr. Hajdu-Dudás Mária ügyvéd válaszolt.
Az Mt. 134. § szerint a munkáltató köteles naprakészen
nyilvántartani a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, a
készenlét kezdő és befejező időpontját, továbbá a szabadság
tartamát is. Ugyanakkor a törvény arról külön nem rendelkezik,
hogy a nyilvántartási kötelezettségnek a munkáltató milyen
formában kell eleget tegyen, így e körben a bírósági
gyakorlatra támaszkodhatunk.
A nyilvántartásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:
- legyen ellenőrizhető a munkavállaló és a hatóság számára is,
- legyen hiteles, azaz az abban foglalt adatok valóságnak megfelelőségét a munkáltató és a munkavállaló is igazolja,
- legyen teljes és való, az valamennyi szükséges adatot tartalmazzon, és valamennyi munkavállaló tekintetében rögzítse a munka- és pihenőidő kezdetét és végét,
- legyen a munkavégzési helyen megtalálható, ha azt a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei lehetővé teszik.
Megfelelő mind a papíralapú, mind az elektronikus formában
készített nyilvántartás, a lényeg, hogy abból később is
hitelesen visszakereshetőek legyenek a munka- és pihenőidővel
kapcsolatos adatok.
Ki vezese a nyilvántartást?
Arra nézve, hogy ki vezesse a nyilvántartást, a törvény szintén
nem tartalmaz előírást. Mivel azonban a kötelezettség a
munkáltatót terheli, a munkavállaló által vezetett nyilvántartás
csak abban az esetben válik érvényessé, ha azt a munkáltató
vagy az általa feljogosított személy leigazolta. A munkáltató
terhére értékelhető, ha a munkaidő-nyilvántartások nem
tartalmazzák a munka kezdetének és befejezésének időpontját,
ugyanis ebben az esetben a munkáltató által vezetett nyilvántartás
nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, hiszen nem derül ki a
konkrét munkavégzés ideje.
Mindent dokumentálni kell
A bírói gyakorlatból érdekesség: a BH 2013.2 26. szerint a
nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott
változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő
műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló
ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. A Salgótarjáni
Munkaügyi Bíróság 2. M. 1144/2005/20. számú ítélete szerint
„a jelenléti ív az, amelyre a dolgozó beírja a munkahelyre
történő érkezésének és távozásának pontos időpontját, és
azt a munkahelyi vezető leigazolja, vagy a jelenléti ívet a
munkahelyi vezető tölti ki, de azt a dolgozó aláírásával
igazolja”.
Könnyítő szabály
Az adminisztrációs kötelezettségen könnyítő szabályként
kínálja fel az Mt. 134. § (3) bekezdésének lehetőségét, mely
alapján a rendes és rendkívüli munkaidőt tartalmazó
nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap
végén történő igazolásával és a változás naprakész
feltüntetésével is vezethető. Az ekként vezetett
beosztást-nyilvántartást elég a hónap végén kinyomtatni és
jóváhagyólag aláíratni a munkavállalóval. Ez a rendelkezés
azt teszi lehetővé, hogy a beosztást tekintsük a
munkaidő-nyilvántartásnak is, feltéve, hogy ha változás van,
azt a munkáltató naprakészen átvezesse.
A megfelelő megoldás
A kérdés szerinti esetet, amikor a havi munkaidő-nyilvántartást
e-mailben kapják meg a munkavállalók, akként értelmezem, hogy
erre vonatkozik (hiszen egyébként naprakészen kell vezetni). Az
e-mailben történő kiküldés és visszaigazolás megfelelő
megoldás, azaz nem probléma, ha nem nyomtatja ki a munkáltató a
nyilvántartást, de e-mailben a munkavállalónak mindenképpen
vissza kell jeleznie, hogy egyetért vagy nem ért egyet a
munkaidő-nyilvántartással. Hatósági ellenőrzés esetén ugyanis
be kell mutatni a nyilvántartás munkavállalóval történő
leigazoltatását is. Megítélésem szerint ennél egyszerűbb
megoldás közvetlenül a beosztáson történő munkavállalói
aláírás, de persze nyugodtan lehet kreatív a munkáltató, a
lényeg, hogy a fentiekben ismertetett szabályok betartásra
kerüljenek.
