A dokumentum - amelyre az Ecovis Hungary Legal hívja fel a figyelmet - informálja a munkáltatókat a munkaviszonnyal összefüggő ellenőrzések (pl. céges e-mail, céges mobiltelefon, internethasználat vizsgálata) körében követendő adatvédelmi kötelezettségekről, főleg, ha a munkahelyi eszközök használata magáncélból is engedélyezett.
A munkajogi szabályokkal is összhangban, a NAIH kiemeli, hogy a munkáltatók kizárólag jogos érdekből , konkrétan meghatározott célból és csak a szükséges keretek között ellenőrizhetik a munkavállalók által használt eszközöket. A Hatóság ezért javasolja, hogy a munkáltatók végezzenek ún. érdekmérlegelési tesztet .
A munkáltatónak előzetesen és írásban - belső szabályzatok révén – kell tájékoztatnia alkalmazottait az ellenőrzések részletes szabályairól, hiszen a munkavállalók így tudnak meggyőződni arról, hogy a munkahelyi ellenőrzés és adatkezelés valóban arányosan korlátozza jogaikat.
További kritérium a fokozatosság elvének betartása, amely még tovább szűkíti a munkáltatók mozgásterét, így pl. alkalmazottaik e-mailjeit csak korlátozottan, a vélelmezett szabálysértés nyomai esetén olvashatják el, illetve nem hallgathatják meg a céges mobilon lefolytatott privát hívások hanganyagát.
Az adatvédelmi szabályok betartását segítheti a magáncélú levelezések és hívások megtiltása , valamint egyes weboldalak korlátozása , de még ilyenkor is sor kerülhet olyan személyes adatok kezelésére a munkavégzés során, amelynek abszolút védelmet kell élveznie.
