A trend sok szempontból az egyes területek kiszervezését jelentő
outsourcingra emlékeztet, de annál sokkal komplexebb, és egyre
inkább úgy tűnik, hogy lassan elengedhetetlen elemmé válik a
nagyvállalatok eszköztárában – írta a Portfolio.
Egy globális kutatás szerint a vállalkozások 33 százaléka él egyes jogi folyamatok kiszervezésének lehetőségével, amely jellemzően költségcsökkentést és a szolgáltatás minőségének emelkedését eredményezi, de még ennél is több, 41 százalék tervezi ezt megtenni a közeljövőben. A felmérés ugyanakkor nem a hagyományos outsourcing tevékenységet kutatta, hanem az úgynevezett ALSP (Alternative Legal Services Providers) megoldásokkal foglalkozott.
Egy másik kutatás szerint a rövidítésből az alternatív
előtagot már nyugodtan el is lehet hagyni: az ilyen típusú
szolgáltatások egyre inkább elterjedté válnak a jog területén.
Hasonló trend mutatkozik meg az ügyvédi irodák esetében is, ahol
globális szinten egyre több irodánál léteznek innovatív jogi
megoldások, amelynek oka elsősorban az ügyféloldalon megjelenő
költségcsökkentés és összehangolt jogi tanácsadás igénye, a
hatékonyság javítása és az élvonalbeli technológiák
beépítésének szükségessége a jogi szolgáltatásokba.
Úgy működünk, mint egy vállalat belső jogi csapatának
meghosszabbított karja: a munkánk első látásra kiszervezésnek
is tűnhet, de ez sokkal inkább egy új megközelítés – mondta a
Portfolio-nak dr. Petrányi Dóra az egyik legnagyobb magyarországi
ügyvédi iroda, a CMS budapesti irodájának partnere, és a cég
közép- és kelet-európai régiójának igazgatója.
A szakember hozzátette:
az outsourcing esetében létezik egy szerződéses jogviszony egy ügyvédi iroda és egy cég között, amelynek a belső jogásza időnként egy-egy munkát delegál, amelyet kapacitás vagy tudás hiányában nem áll módjában elvégezni. Ezzel szemben az MLS sokkal nagyobb kaliberű munkát vesz át, egy egységesített folyamatot épít fel. Tipikusan ilyen egy cég bizonyos üzletágainak a teljes beszerzéséhez kapcsolódó jogi támogatása.
„Egy globális nagyvállalat 800 beszerzője naponta világszerte
több 10 ezer szerződést köt. Mi ezeket a szerződéseket nézzük
át, véleményezzük, javítjuk, tárgyaljuk” – mondta dr. Sólyom
Ágnes, a budapesti iroda szenior ügyvédje. A több tízezer
említett szerződés így nem a belsős jogászok kapacitását köti
le, hanem egy olyan koncentrált csapatét, akik csak ezzel
foglalkoznak, így a szerződésvéleményezéseknek egy sokkal
egységesebb és hatékonyabb rendszere valósul meg.
„Ha az időd 80-90 százalékában egy típusú dologgal
foglalkozol, arra jobban tudsz koncentrálni, mélyebb lesz róla a
tudásod, a jog nyújtotta lehetőségekkel is jobban tudsz élni.
Aki viszont egy hónapban csak egy ilyen projektet kap, annak sokkal
kevesebb impulzus alapján kell döntenie és természetszerűleg
nagyobb időráfordítással tudja a munkát elvégezni” – tette
hozzá dr. Petrányi Dóra.
Az adatok, igények felvétele egy technológiai platformon zajlik,
ami alapján egy big data állomány képződik: tudják azt, hogy
milyen nyelvű igények érkeznek be, milyen jogot kötnek ki, de azt
is tudják, hogy „mi az, ami jobban fáj” a cégeknek, melyik
rendelkezést – például felmondást, szavatosságot – támadnak
sokszor. Ennek a tudásnak a birtokában egy innovatív jogi
megoldásokat nyújtó irodánál folyamatos fejlődés keretében
tudnak hozzájárulni ahhoz, hogy az ügyfélnek – például az
említett beszerző csapatnak – tréninget adhassanak a
leggyakrabban felmerülő kérdésekről, vagy javasolják, hogy
változtassák meg a gyakorlatukat.
„A jogászok az életük jelentős részében percepciókban dolgoznak, és a belső ügyfeleiknél, üzletembereknél az alapján priorizálnak, hogy ki a meghatározóbb. A platformunknak köszönhetően azonban objektív módon lehet megközelíteni a problémákat”
– utalt a technológia szerepére dr. Petrányi Dóra.
A Managed Legal Services alapvetően azért lehet költséghatékony
a cégeknek, mert egyrészt a nagy mennyiségű jogi munkát nem kell
házon belül kezelniük – így az nem veszi el a belső jogászok
idejét az érdemi munkától -, másrészt ezeknek a globális
vállalatok az MLS használatával biztosítani tudnak egy
harmonizált választ a különféle jogi kérdésekre. Ha például
azonos szerződéstípuson dolgozik a maláj és a török
leányvállalat beszerzője, felmerülhet, hogy a lokális jogász, a
helyi környezetben bevett szokásoknak vagy egyéni megítélésének
megfelelően oldja meg a problémát, így pedig aligha születik
harmonizált jogi válasz.
Az általunk szolgáltatott adatok, amik összegyűlnek a portálon,
óriási értéket jelentek a cégvezetés számára a
döntéshozatalnál, hiszen segítenek optimalizálni a beszerzést,
a jogi támogatást, az erőforrásokat – mutatott rá dr. Sólyom
Ágnes, aki szerint a szolgáltatás ráadásul nemcsak a már
meglévő jogi szolgáltatásokat csomagolja újra, hanem olyan új
igényeket is el tud látni, amelyeket addig kapacitás vagy tudás
hiányában a belső jogi csapat nem tudott megoldani. Ezért sem
pusztán outsourcingról van szó, hiszen egy teljesen másfajta
szolgáltatás lesz a végeredmény.
Általában akkor érdemes MLS használatáról dönteni, ha van egy
nagy és jól prediktálható volumen, ami ismétlődik, és –
legalábbis elméletben – egyfajta eljárásrendet kellene követni
a probléma megoldásánál: „Az adott cég jogászcsapata ekkor
készít ebből az eljárásrendből egy úgynevezett playbookot,
azzal a céllal, hogy a nagyon kevés belsős jogász ne ezzel
foglalkozzon. Így ők több időt és energiát tudnak szánni a
stratégiai jogi kérdésekre, hiszen sokkal jobban ismerik a
társaság stratégiai, üzletfejlesztési irányait” – tette
hozzá Petrányi. Ezzel az ismétlődően előforduló jelentős
ügymennyiséggel pedig megbíznak egy külsős céget, amely a
playbookot követve, illetve azt fejlesztve sokkal hatékonyabban el
tudja végezni az adott jogi munkát.
Amikor régiós szinten egyeztetnek a nagy cégek jogászai a
menedzsmenttel, gyakorlatilag biztosra vehető, hogy ezek a nagy
számban felmerülő kérdések nem kerülnek napirendre. Dr. Petrányi
Dóra szerint az MLS ennek az egységesítésében is nagy segítség
lehet.
A szakember ugyanakkor úgy látja, hogy
nemcsak kapacitásoldalról hasznos ez a szolgáltatás, hanem a minőségjavítás iránti igény is egyre inkább dominál, ami az előbb említett egységesítésből, illetve az adatalapú döntés-előkészítésből fakad. „A belsős jogászok is gondolkoznak azon, hogyan tudják jobban kihasználni a technológiát, ezért fordulnak egyre inkább olyan megoldásokhoz, amelyek nem csupán a folyamatos kapacitáshiányra nyújtanak megoldást, hanem új hozzáadott értéket is képviselnek. Ezt a kettős igényt az MLS ki tudja elégíteni a beérkezett igények elemzésével és ez alapján a belső működés optimalizálásával”
– mondta a cég régiós vezetője.
Az MLS másik kézenfekvő alkalmazási területe a GDPR miatti
adatkezelés. Az adatalanyok ugyanis kérdésekkel fordulhatnak az
adatkezelők felé, például egy bankot megkereshetnek azzal a
kérdéssel, hogy hogyan kezeli az ügyfelek adatait. Az ilyen típusú
kéréseknek mindig van egy szigorú határideje, egy nagyon jól
azonosítható folyamatról van szó, és itt is fontos az
egységesített kiszolgálás. „Ez tipikusan egy olyan, jól
azonosítható és nagy adattömeg, amelynek kezelésével meg lehet
bízni egy külsős céget” – mondta Petrányi Dóra.
A fenti példában ráadásul nem a nyelvi kapacitás vagy a globális
szolgáltatás a lényeg, hanem az, hogy egységesen tudjanak kezelni
minden ilyen kérést, illetve, ha felgyűlnek ezek a feladatok –
amik a belsős csapatnak problémát jelentenének -, akkor a külsős
cég a kapacitások átcsoportosításával ezt meg tudja oldani.
Tehát akár egy magyar piacon működő nagyvállalat számára is
hasznos lehet az MLS, a lényeg az, hogy legyen egy standardizált
belső eljárás vagy egy jól leválasztható üzletág, aminek a
jogi része igényel támogatást.
„Mi nem technológiai cég vagyunk, nem a technológiai szolgáltatásból származik a bevételünk, számunkra ez elsősorban egy eszköz arra, hogy még minőségibb ügyfél-kiszolgálást nyújtsunk” – mondta Sólyom Ágnes utalva arra, hogy bár az objektív priorizálás és adatkezelést biztosító platform a technológiai innovációknak köszönhetően jött létre, a hozzáadott értéket többek között az is adja, hogy a CMS 75 irodával működik világszerte, aminek köszönhetően globálisan, rövid határidővel be tudnak vonni kollégákat a munkafolyamatokba.
Az MLS egy jól becsülhető büdzséelem lehet egy vállalat
számára, a szolgáltatás minőségében stabilitást nyújt,
valamint javulást eredményez bizonyos vállalati folyamatokban:
azok a rendelkezések, amelyek benne lesznek a szerződésekben, a
legmagasabb fokú védelmet biztosítják, illetve a legalacsonyabb
kockázatot jelentik az ügyfél számára.
