Dr. Petrányi Dóra (Foto: CMS Law)

A trend sok szempontból az egyes területek kiszervezését jelentő outsourcingra emlékeztet, de annál sokkal komplexebb, és egyre inkább úgy tűnik, hogy lassan elengedhetetlen elemmé válik a nagyvállalatok eszköztárában – írta a Portfolio.

Egy globális kutatás szerint a vállalkozások 33 százaléka él egyes jogi folyamatok kiszervezésének lehetőségével, amely jellemzően költségcsökkentést és a szolgáltatás minőségének emelkedését eredményezi, de még ennél is több, 41 százalék tervezi ezt megtenni a közeljövőben. A felmérés ugyanakkor nem a hagyományos outsourcing tevékenységet kutatta, hanem az úgynevezett ALSP (Alternative Legal Services Providers) megoldásokkal foglalkozott.

Egy másik kutatás szerint a rövidítésből az alternatív előtagot már nyugodtan el is lehet hagyni: az ilyen típusú szolgáltatások egyre inkább elterjedté válnak a jog területén. Hasonló trend mutatkozik meg az ügyvédi irodák esetében is, ahol globális szinten egyre több irodánál léteznek innovatív jogi megoldások, amelynek oka elsősorban az ügyféloldalon megjelenő költségcsökkentés és összehangolt jogi tanácsadás igénye, a hatékonyság javítása és az élvonalbeli technológiák beépítésének szükségessége a jogi szolgáltatásokba.

Dr. Sólyom Ágnes (Foto: CMS Law)

Úgy működünk, mint egy vállalat belső jogi csapatának meghosszabbított karja: a munkánk első látásra kiszervezésnek is tűnhet, de ez sokkal inkább egy új megközelítés – mondta a Portfolio-nak dr. Petrányi Dóra az egyik legnagyobb magyarországi ügyvédi iroda, a CMS budapesti irodájának partnere, és a cég közép- és kelet-európai régiójának igazgatója.

A szakember hozzátette:

az outsourcing esetében létezik egy szerződéses jogviszony egy ügyvédi iroda és egy cég között, amelynek a belső jogásza időnként egy-egy munkát delegál, amelyet kapacitás vagy tudás hiányában nem áll módjában elvégezni. Ezzel szemben az MLS sokkal nagyobb kaliberű munkát vesz át, egy egységesített folyamatot épít fel. Tipikusan ilyen egy cég bizonyos üzletágainak a teljes beszerzéséhez kapcsolódó jogi támogatása.

„Egy globális nagyvállalat 800 beszerzője naponta világszerte több 10 ezer szerződést köt. Mi ezeket a szerződéseket nézzük át, véleményezzük, javítjuk, tárgyaljuk” – mondta dr. Sólyom Ágnes, a budapesti iroda szenior ügyvédje. A több tízezer említett szerződés így nem a belsős jogászok kapacitását köti le, hanem egy olyan koncentrált csapatét, akik csak ezzel foglalkoznak, így a szerződésvéleményezéseknek egy sokkal egységesebb és hatékonyabb rendszere valósul meg.

„Ha az időd 80-90 százalékában egy típusú dologgal foglalkozol, arra jobban tudsz koncentrálni, mélyebb lesz róla a tudásod, a jog nyújtotta lehetőségekkel is jobban tudsz élni. Aki viszont egy hónapban csak egy ilyen projektet kap, annak sokkal kevesebb impulzus alapján kell döntenie és természetszerűleg nagyobb időráfordítással tudja a munkát elvégezni” – tette hozzá dr. Petrányi Dóra.

Az adatok, igények felvétele egy technológiai platformon zajlik, ami alapján egy big data állomány képződik: tudják azt, hogy milyen nyelvű igények érkeznek be, milyen jogot kötnek ki, de azt is tudják, hogy „mi az, ami jobban fáj” a cégeknek, melyik rendelkezést – például felmondást, szavatosságot – támadnak sokszor. Ennek a tudásnak a birtokában egy innovatív jogi megoldásokat nyújtó irodánál folyamatos fejlődés keretében tudnak hozzájárulni ahhoz, hogy az ügyfélnek – például az említett beszerző csapatnak – tréninget adhassanak a leggyakrabban felmerülő kérdésekről, vagy javasolják, hogy változtassák meg a gyakorlatukat.

„A jogászok az életük jelentős részében percepciókban dolgoznak, és a belső ügyfeleiknél, üzletembereknél az alapján priorizálnak, hogy ki a meghatározóbb. A platformunknak köszönhetően azonban objektív módon lehet megközelíteni a problémákat”

– utalt a technológia szerepére dr. Petrányi Dóra.

A Managed Legal Services alapvetően azért lehet költséghatékony a cégeknek, mert egyrészt a nagy mennyiségű jogi munkát nem kell házon belül kezelniük – így az nem veszi el a belső jogászok idejét az érdemi munkától -, másrészt ezeknek a globális vállalatok az MLS használatával biztosítani tudnak egy harmonizált választ a különféle jogi kérdésekre. Ha például azonos szerződéstípuson dolgozik a maláj és a török leányvállalat beszerzője, felmerülhet, hogy a lokális jogász, a helyi környezetben bevett szokásoknak vagy egyéni megítélésének megfelelően oldja meg a problémát, így pedig aligha születik harmonizált jogi válasz.

Az általunk szolgáltatott adatok, amik összegyűlnek a portálon, óriási értéket jelentek a cégvezetés számára a döntéshozatalnál, hiszen segítenek optimalizálni a beszerzést, a jogi támogatást, az erőforrásokat – mutatott rá dr. Sólyom Ágnes, aki szerint a szolgáltatás ráadásul nemcsak a már meglévő jogi szolgáltatásokat csomagolja újra, hanem olyan új igényeket is el tud látni, amelyeket addig kapacitás vagy tudás hiányában a belső jogi csapat nem tudott megoldani. Ezért sem pusztán outsourcingról van szó, hiszen egy teljesen másfajta szolgáltatás lesz a végeredmény.

Általában akkor érdemes MLS használatáról dönteni, ha van egy nagy és jól prediktálható volumen, ami ismétlődik, és – legalábbis elméletben – egyfajta eljárásrendet kellene követni a probléma megoldásánál: „Az adott cég jogászcsapata ekkor készít ebből az eljárásrendből egy úgynevezett playbookot, azzal a céllal, hogy a nagyon kevés belsős jogász ne ezzel foglalkozzon. Így ők több időt és energiát tudnak szánni a stratégiai jogi kérdésekre, hiszen sokkal jobban ismerik a társaság stratégiai, üzletfejlesztési irányait” – tette hozzá Petrányi. Ezzel az ismétlődően előforduló jelentős ügymennyiséggel pedig megbíznak egy külsős céget, amely a playbookot követve, illetve azt fejlesztve sokkal hatékonyabban el tudja végezni az adott jogi munkát.

Amikor régiós szinten egyeztetnek a nagy cégek jogászai a menedzsmenttel, gyakorlatilag biztosra vehető, hogy ezek a nagy számban felmerülő kérdések nem kerülnek napirendre. Dr. Petrányi Dóra szerint az MLS ennek az egységesítésében is nagy segítség lehet.

A szakember ugyanakkor úgy látja, hogy

nemcsak kapacitásoldalról hasznos ez a szolgáltatás, hanem a minőségjavítás iránti igény is egyre inkább dominál, ami az előbb említett egységesítésből, illetve az adatalapú döntés-előkészítésből fakad. „A belsős jogászok is gondolkoznak azon, hogyan tudják jobban kihasználni a technológiát, ezért fordulnak egyre inkább olyan megoldásokhoz, amelyek nem csupán a folyamatos kapacitáshiányra nyújtanak megoldást, hanem új hozzáadott értéket is képviselnek. Ezt a kettős igényt az MLS ki tudja elégíteni a beérkezett igények elemzésével és ez alapján a belső működés optimalizálásával”
– mondta a cég régiós vezetője.

Az MLS másik kézenfekvő alkalmazási területe a GDPR miatti adatkezelés. Az adatalanyok ugyanis kérdésekkel fordulhatnak az adatkezelők felé, például egy bankot megkereshetnek azzal a kérdéssel, hogy hogyan kezeli az ügyfelek adatait. Az ilyen típusú kéréseknek mindig van egy szigorú határideje, egy nagyon jól azonosítható folyamatról van szó, és itt is fontos az egységesített kiszolgálás. „Ez tipikusan egy olyan, jól azonosítható és nagy adattömeg, amelynek kezelésével meg lehet bízni egy külsős céget” – mondta Petrányi Dóra.

A fenti példában ráadásul nem a nyelvi kapacitás vagy a globális szolgáltatás a lényeg, hanem az, hogy egységesen tudjanak kezelni minden ilyen kérést, illetve, ha felgyűlnek ezek a feladatok – amik a belsős csapatnak problémát jelentenének -, akkor a külsős cég a kapacitások átcsoportosításával ezt meg tudja oldani.

Tehát akár egy magyar piacon működő nagyvállalat számára is hasznos lehet az MLS, a lényeg az, hogy legyen egy standardizált belső eljárás vagy egy jól leválasztható üzletág, aminek a jogi része igényel támogatást.

„Mi nem technológiai cég vagyunk, nem a technológiai szolgáltatásból származik a bevételünk, számunkra ez elsősorban egy eszköz arra, hogy még minőségibb ügyfél-kiszolgálást nyújtsunk” – mondta Sólyom Ágnes utalva arra, hogy bár az objektív priorizálás és adatkezelést biztosító platform a technológiai innovációknak köszönhetően jött létre, a hozzáadott értéket többek között az is adja, hogy a CMS 75 irodával működik világszerte, aminek köszönhetően globálisan, rövid határidővel be tudnak vonni kollégákat a munkafolyamatokba.

Az MLS egy jól becsülhető büdzséelem lehet egy vállalat számára, a szolgáltatás minőségében stabilitást nyújt, valamint javulást eredményez bizonyos vállalati folyamatokban: azok a rendelkezések, amelyek benne lesznek a szerződésekben, a legmagasabb fokú védelmet biztosítják, illetve a legalacsonyabb kockázatot jelentik az ügyfél számára.